같은 숫자를 다섯 번 옮겨 적고 있었다

한 건을 끝까지 따라가 봤다

진행 중인 수출 건 하나를 골랐습니다. 품번 하나가 문서에 몇 번 등장하는지 세었습니다.

1. 견적서 (Quotation)
2. 주문 확인서 (Order Confirmation)
3. 프로포마 인보이스 (PI)
4. 커머셜 인보이스 (CI)
5. 패킹 리스트 (PL)
6. 원산지증명 신청서

여섯 개 문서에 같은 품번과 사양이 들어갑니다. 그리고 여섯 번 모두 사람이 다시 입력하고 있었습니다.

복사해서 붙여넣는 것도 아니었습니다. 문서마다 양식이 달라서, 눈으로 보고 손으로 옮겼습니다.

매번 다시 적히는 것들

열한 가지가 문서마다 반복됩니다. 이 중 하나라도 중간에 바뀌면 여섯 개 문서를 전부 다시 손봐야 합니다.

그리고 실제로 자주 바뀝니다. 수량이 조정되고, 단가가 협의되고, 선적이 분할됩니다.

사고는 항상 같은 곳에서 났다

지난 이 년간의 문서 오류를 모았습니다. 유형이 셋뿐이었습니다.

첫째, 이전 건을 복사해서 고치다 일부만 고친 경우. 압도적으로 많았습니다.

바이어명     A사 → B사        고침
품목         변경 없음
결제 조건    T/T 30일         고치지 않음  ← B사는 L/C 조건
선적항       부산             고치지 않음  ← B사 건은 인천

둘째, 수량 변경이 일부 문서에만 반영된 경우. 인보이스는 고쳤는데 패킹 리스트가 그대로 나갔습니다.

셋째, 단위와 소수점. 중량을 kg로 쓰는 문서와 톤으로 쓰는 문서가 섞였습니다.

셋 다 "옮겨 적기" 때문에 생깁니다. 문서 양식의 문제가 아니었습니다.

방향을 정했다

문서를 예쁘게 만드는 쪽이 아니라, 한 번만 입력하고 나머지는 그것을 참조하게 만드는 쪽으로 정했습니다.

목표도 숫자로 잡았습니다.

시간을 어떻게 쟀나

4.5시간이라는 숫자는 느낌이 아니라 측정입니다. 3주 동안 담당자 두 명이 건별로 기록했습니다.

견적서 작성            40분
주문 확인서            25분
PI 작성                35분
CI 작성                40분
패킹 리스트            45분
원산지증명 신청        30분
값 확인 · 재확인       55분   ← 문서 사이를 오가며 맞춰보는 시간
                     ─────
                       4시간 30분

가장 오래 걸린 건 특정 문서가 아니라 문서 사이를 오가며 값을 맞춰보는 시간이었습니다. 55분. 전체의 5분의 1입니다.

이 55분은 어떤 양식을 개선해도 줄지 않습니다. 원본이 하나가 되어야만 사라집니다.

이번 연재의 순서

먼저 밝혀둘 것이 있습니다.

이 흐름에서 끝까지 자동화하지 않기로 한 것들이 있습니다. HS코드와 원산지 판정이 대표적입니다. 기술적으로는 가능했는데 일부러 사람 손에 남겼습니다.

그 이유는 다섯 번째 편에서 따로 다룹니다. 그리고 그 기준 하나가 이 연재 후반의 모든 결정을 정리해 주었습니다.

다음 편에서 할 것

원본을 하나로 정하는 일부터 시작합니다.

간단해 보였습니다. 3주가 걸렸습니다. 그리고 그 3주가 이 프로젝트에서 가장 값진 시간이었습니다.